Réseau social d’entreprise : comment et pourquoi le mettre en place

La plupart des grands groupes ont déjà intégré un réseau social d’entreprise (RSE) au sein de leur système d’information. Mais les TPE et PME françaises hésitent encore à sauter le pas, s’interrogeant sur l’utilité d’un RSE. Quels sont ses avantages ? Comment l’utiliser? Comment le déployer ?

Qu’est-ce qu’un réseau social d’entreprise ?

Mettre en place un réseau social d’entreprise (RSE) revient à proposer des outils de réseautage social à l’ensemble de ses salariés voire à d’autres parties prenantes (clients, fournisseurs ou actionnaires). A l’instar des réseaux classiques destinés aux particuliers, le RSE peut inclure un profil d’utilisateur permettant de mettre en avant compétences et centres d’intérêts ainsi qu’un mur d’activité où vont s’afficher les dernières informations publiées par les collègues.

Un réseau social d’entreprise permet aux collaborateurs de :

• mieux communiquer et disposer d’un espace de travail collaboratif au sein duquel ils vont échanger des informations plus rapidement et efficacement ;
• évoquer de manière informelle l’avancement des projets en cours et bénéficier de conseils en cas de difficultés, sans nécessairement passer par la hiérarchie ;
• mettre en valeur leurs initiatives personnelles ou collectives pour améliorer l’ambiance de travail (sport en groupe) ou réduire leur impact environnemental (covoiturage).

L’entreprise est également gagnante et pourra :

• développer la culture d’entreprise et renforcer le lien social entre les équipes de travail situées dans un même établissement ou éloignées géographiquement ;
• favoriser les nouvelles formes d’activités comme le télétravail pour les salariés ou encore la délégation de certaines tâches à des tiers (travailleurs indépendants) ;
• proposer un support d’aide complet et un accès distant sécurisé aux données internes aux travailleurs présents sur le terrain (commerciaux) ;

4 conseils pour mettre en place un réseau social d’entreprise

Si certains réseaux sociaux d’entreprises tendent à échouer dans les 6 mois, les causes profondes sont habituellement liées à une mauvaise définition des objectifs et à un manque d’adhésion des collaborateurs. Voici quatre sujets à bien soupeser pour prévenir cet écueil :

1/ La solution : une plateforme à part ou un Intranet « socialisé » ?

Les entreprises disposent de deux options pour mettre en place un réseau social d’entreprise : soit ajouter de nouveaux « outils collaboratifs » tels que Sharepoint directement dans l’Intranet, soit proposer une plate-forme distincte de l’Intranet comme Yammer. Le choix dépend de l’étendue des fonctions sociales recherchées (de quoi avez-vous besoin ?) et du degré d’engagement des salariés vis-à-vis des nouvelles technologies (vont-ils vraiment utiliser le service ?).

Yammer est un réseau social d’entreprise proposé par Microsoft, inclus dans de nombreux forfaits d’Office 365. Il propose notamment la création de groupes de discussions, l’ajout de partenaires externes à l’entreprise, des flux de découverte et une parfaite intégration aux différents services d’Office afin de faciliter le partage de documents.

2/ Fonctions existantes versus fonctions attendues

Pour éviter les redondances et les surcoûts, il convient d’analyser les fonctions sociales existantes (de quoi disposez-vous déjà ?) dans le système d’information. Ainsi, vous pourrez concentrer votre investissement sur l’ajout de fonctionnalités additionnelles : un outil de partage en temps réel des documents, une application de messagerie instantanée, des forums ou des espaces de dialogue, une zone dédiée aux actualités de la société, un moteur de recherche, etc.

3/ Un réseau social d’entreprise mobile et sécurisé

Mieux vaut anticiper les changements inévitables dans les formes de travail, et opter dès à présent pour un RSE compatible avec le télétravail et le travail en situation de mobilité. Cela suppose de mettre en place un outil accessible à distance via les différents types de terminaux (quels sont les supports utilisés par vos salariés au jour le jour ?), à partir d’une connexion 100 % sécurisée afin de protéger les données de la société contre toute tentative de vol ou de piratage.

4/ L’implication des collaborateurs dans le projet

Pour être efficace, le réseau social d’entreprise doit être conçu par et pour les utilisateurs, sur la base de leurs attentes et recommandations.

Il faut donc initier une enquête interne auprès de tous vos salariés (que désirent-ils avant tout ?), ou tout au moins auprès des responsables de services. Les collaborateurs de la PME doivent aussi recevoir une formation minimale sur le fonctionnement du RSE pour ne pas se retrouver devant le fait accompli lors du lancement.