Ces 5 situations que vous auriez évitées avec un environnement de travail plus agile
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Publié le 24 août 2017
Marre de perdre du temps dans des réunions stériles ? Plus envie de passer des heures à chercher LA bonne version d’un document ? Passage en revue de 5 situations embarrassantes… et des façons dont vous pourriez les éviter si votre entreprise adoptait environnement de travail qui encourage la créativité et l’innovation.
Des heures passées à brainstormer… en vain !
Entre Sarah qui n’a pas trouvé l’inspiration (à part pour dessiner), Marc qui n’a pas dit un mot (il dort ?) et Kim qui aurait préféré ne pas faire 2 heures de trajet pour perdre son temps dans une réunion inutile, on peut dire que votre dernier brainsto n’a pas eu les résultats escomptés.
Ce n’est ni la faute de Sarah, de Marc ou de Kim, mais plutôt celle de leur environnement de travail et de la manière dont a été pensé et organisé ce brainstorming. Aujourd’hui, la technologie vous donne les moyens de réinventer l’expérience de la « réunion » en mettant en place un environnement de travail qui encourage l’idéation, c’est-à-dire un terrain propice au partage d’idées et de connaissances.
Plus besoin d’être dans la même pièce pour discuter, se voir et travailler sur les mêmes documents. Le bon vieux tableau velleda est en pleine révolution : aujourd’hui, il peut se transformer en un écran tactile interactif conçu pour le travail d’équipe qui permet d’échanger naturellement à plusieurs sur un support unique, que l’on soit dans la même pièce ou à distance. Annoter, dessiner, partager, avec des technologies comme celles de Surface Hub, la technologie se fait oublier pour laisser circuler les idées.
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La quête du Graal : une salle libre pour la réunion !
Tout le monde a vécu ça : vous aviez besoin d’une salle de réunion pour votre présentation avec ce client super important, vous l’avez réservée des jours à l’avance, mais, quand vous y entrez le jour J, vous tombez nez à nez avec une autre réunion super importante et on vous fait signe de vous taire : « C’est le client au téléphone !!! ». Echec et mat.
Savez-vous que vous pouvez connecter vos salles de réunion ? Il est possible de les réserver simplement depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, de se renseigner sur l’occupation d’un espace grâce à des capteurs de présence (via un réseau IoT), ou encore d’installer des écrans équipés d’une interface interactive pour connaître la disponibilité d’une salle, effectuer ou prolonger une réservation… En somme, être averti immédiatement si quelqu’un essaie de vous subtiliser votre salle !
Et pour les collaborateurs éloignés, pensez vidéoconférence : des espaces équipés d’écrans haute qualité interactifs, doublés de logiciels de conférence en ligne, permettront de réunir toute l’équipe autour d’un projet, pour une communication fluide et sans accro.
Ce moment où votre équipe attend que vous trouviez la bonne version du document
Mais où est donc passé la V2 modif 3bis de votre plan stratégique ? Pas simple de collaborer à plusieurs sur un même document… Dommage que vous ne vous y retrouviez plus dans les 63 versions différentes, votre manager veut l’avoir sur son bureau tout de suite !
Une situation facilement évitable : pourquoi ne pas regrouper tout le monde autour d’un même document ? Il est facile d’annoter un document à plusieurs, simultanément, en passant par des solutions installées dans le cloud, qui permettent de simplifier et de fluidifier les échanges en conservant tout l’historique de modification. Des espaces de travail centralisés comme Teams favorisent également la mise en place d’une dynamique plus participative, tout en facilitant le travail, voire la gestion de projets, à distance. Ainsi, vous partagez des fichiers, des données, des actualités et des ressources… Et vous dynamisez le travail d’équipe !
Quand vous n’arrivez pas à mettre la main sur une donnée cruciale
En pleine réunion, on vous demande de rappeler les données qui justifient votre intuition. Ces données, vous les avez. Enfin, vous les aviez il y a un instant… Mais où exactement ? Et comment les présenter de manière claire, là, tout de suite ? Une situation qui devrait vous rappeler quelques (mauvais) souvenirs.
Pourtant, des solutions existent pour exploiter la richesse de vos data, même sans être un expert. Comment ? Avec l’utilisation d’interfaces et de tableaux de bord intuitifs qui vous permettent de visualiser tous types de données, de toutes les manières et en tout lieu, avec une vue unique. Vous vous connectez facilement à vos sources de data et vous produisez et partagez des rapports, avec une vue à 360° de votre activité. Et ne vous ne passez plus jamais auprès de vos clients pour une organisation… désorganisée !
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Ces réunions annulées suite à une grève des transports
Après 3 mois d’échanges, vous avez enfin réussi à mettre en place cette réunion au siège avec vos collègues des filiales européennes. Sauf que, surprise, une grève des contrôleurs aériens empêche finalement la moitié d’entre eux de se joindre à la réunion…
Première solution : lever son poing vers le ciel et crier « Je suis maudit ! ». Seconde solution : basculer sur un plan B. en transformant rapidement la réunion en une réunion virtuelle avec vos collaborateurs des différents sites. En combinant l’adoption d’outils dédiés aux projets en équipe et aux réunions à distance, vous pouvez organiser des rendez-vous avec des collaborateurs et des clients sur les 5 continents. Vous avez la capacité, en partageant vos écrans, de laisser chacun interagir, prendre la main à tour de rôle et partager les prises de notes en direct. Et ainsi permettre la collaboration et l’innovation qui en découle.
