Outils collaboratifs : 8 bonnes raisons de les utiliser

Pourquoi transformer vos modes de travail ? Après tout, ça ne marchait pas si mal pendant toutes ces années, non ? Enfin, à part toutes ces fois où vous avez oublié un document au bureau, ou ces fois où vous vous rendez compte (trop tard) que vous n’étiez pas en copie d’un échange très important… Les outils de collaboration arrivent à votre secours. Outil de travail, outil de gestion de projets, outil de partage, outil de suivi, outil de planification, … Découvrez 8 bonnes raisons de passer aux new ways of work !

 

 

1) Vos documents sont toujours avec vous (même quand vous oubliez votre ordinateur à la maison)

Une semaine de travail pour cette superbe présentation, un client impatient de la découvrir, un gros contrat à la clé… Sauf que vous avez sauvegardé le fichier uniquement sur votre ordinateur. Vous savez, cet ordinateur-là… celui que vous avez oublié dans le taxi.

 

Rageant. D’autant plus que vous auriez esquivé cette situation avec simple une sauvegarde automatique dans le cloud. Une solution qui vous permet de garder vos documents – et ceux de vos collaborateurs – en lieu sûr et accessibles à tout moment, depuis n’importe quel device (PC, tablette, téléphone mobile) avec votre compte Office 365. Ainsi, non seulement vous avez l’esprit plus tranquille, mais vous évitez aussi de devoir multiplier les disques durs, clés USB et autres supports de sauvegarde.

De plus, avec des solutions comme Windows 10, votre environnement de travail et celui de vos collaborateurs sont constamment mis à jour à partir du cloud. Toutes les nouvelles fonctionnalités leur sont aussi proposées, ce qui permet de répondre à toutes les attentes qu’ils pourraient avoir.

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2) Vous utilisez une palette d’outils collaboratifs

Dans votre vie privée, vous multipliez les canaux de communication, parfois pour parler aux mêmes interlocuteurs : mail, SMS, Messenger, WhatsApp… Mais dès que vous poussez la porte de votre entreprise, vous et vos collaborateurs vous retrouvez contraints par les outils qui sont mis à votre disposition.

« One size fits all » ? Manifestement non. A l’heure de la modularité des usages, chaque équipe peut mettre en place un mode de collaboration qui correspond à ses attentes. Pourquoi imposer le mail, la messagerie instantanée ou le réseau social d’entreprise à tous les membres de l’organisation ? Grâce aux nouveaux environnements de travail « consumérisés », chacun peut choisir les outils et donc les modes de collaboration dont il a besoin et qui lui conviennent. Un exemple ? Chez Microsoft France, les équipes utilisent à la fois Outlook, Teams et Yammer, en fonction des projets et des usages. Des outils qui, tout en offrant des expériences différentes, sont compatibles et connectés les uns aux autres !

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3) Vous êtes toujours au courant des échanges

Brainstorming sur votre nouveau projet. Une idée out of the box vous vient et vous vous empressez d’en faire part à votre équipe. Super ! Sauf que… Tous l’ont déjà évoquée la semaine dernière. Ah oui… Vous n’étiez pas dans la boucle.

 

Comment mieux coordonner le travail d’équipe ? Avec les outils de collaboration qui permettent d’échanger en direct ou de façon asynchrone, de travailler sur des documents partagés, de créer et de personnaliser des groupes projet et d’accéder à tout moment à l’historique des conversations. Le travail en groupe devient plus fluide et personne ne manque jamais plus les informations essentielles !

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4) Outils collaboratifs : libérez votre créativité

Aux oubliettes les feutres toujours à bout de souffle, les écrans qui dénaturent les couleurs et autres stylets imprécis ou impossibles à prendre en main. Pourquoi ne pas tirer parti des dernières innovations pour explorer de nouvelles façons de créer et atteindre un objectif commun ?

 

Imaginez : un ordinateur puissant doublé d’un écran tactile d’une précision saisissante, sur lequel vous écrivez, peignez, éditez des photos… Un outil intuitif, complet, conçu pour la création, que vous pouvez aussi utiliser comme support afin de partager avec vos collaborateurs les idées que vous avez fait naître… Avec Surface Studio, vous avez entre les mains un véritable studio créatif, qui vous accompagne de la première ébauche à la production finale… Le Léonard de Vinci 2.0, c’est vous !

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5) Vous collaborez mieux avec vos clients

Ouf, vous venez d’envoyer ce document bouclé dans l’urgence à votre client ! Lequel vous rappelle, furieux, 5 minutes plus tard car vous n’avez pas pris en compte son dernier mail, qui contenait pourtant des éléments essentiels.

 

Un mode de collaboration innovant inclut désormais vos clients et partenaires. Espaces de travail partagés, communication en temps réel, vidéoconférence… Un CRM centralisé améliore aussi la collaboration interne et externe avec les clients : en effet, toutes les données en lien avec le client sont disponibles dans sa fiche client (historique, collaborateurs ayant travaillés sur le projet, dernier produit acheté…). Utile pour connaitre l’historique client en un clin d’œil (sans avoir à solliciter un collaborateur en vacances) et le contacter directement depuis le CRM, une des nombreuses fonctionnalités intégrées à Microsoft Dynamics 365. Vous avez tout en main pour moderniser et accélérer les échanges, et ainsi réinventer la relation que vous entretenez avec vos clients (et éviter les appels exaspérés).

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6) Vous télétravaillez quand vous voulez (et vous évitez le stress des embouteillages)

Journée classée rouge vif par Bison Futé ? Une cause de stress supplémentaire et une perte de temps que vous aimeriez bien éviter, sans oublier la fatigue que cela implique. Vous ne voudriez pas vous endormir en pleine réunion…

 

Cela tombe bien, il existe une multitude d’outils permettant de faciliter le télétravail. Vos fichiers vous suivent partout, vous les partagez très simplement avec vos équipes et vous collaborez à distance sans souci, par mail, chat ou vidéoconférence. Avec des outils de CRM en ligne, vos données clients et prospects à jour sont disponibles à tout moment pour vos commerciaux, des données disponibles sur tous les devices, mais aussi hors connexion. Le stress et la fatigue évités, sans parler du temps gagné, vous rendent plus heureux… et plus productif.

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7) Vous ne devez plus jongler sans cesse entre vos différents devices

Aujourd’hui, visite du nouveau chantier de votre client. Le moment idéal pour lui présenter votre nouvelle proposition commerciale, celle que vous avez peaufinée pendant des heures sur votre ordinateur… et que vous n’arrivez maintenant plus à ouvrir sur votre smartphone.

 

Pour éviter ce genre d’inconvénients, pourquoi ne pas passer à l’utilisation d’un seul device modulable selon votre lieu de travail ? Que vous travaillez à votre bureau, chez vous ou sur le terrain, les devices comme Surface Pro s’adaptent à votre usage. Utile si vous souhaitez travailler debout avec l’écran tactile ou assis à côté de votre client avec votre clavier. La bascule d’un mode de collaboration à l’autre se fait de façon naturelle et fluide, pour vous permettre de travailler efficacement quel que soit le lieu où vous vous trouvez et l’usage que vous faite de votre appareil.

8) Outils collaboratifs : travaillez en toute sécurité

Le lien contenu dans ce mail corporate avait l’air tout à fait innocent, vous avez donc cliqué. Dommage qu’il ait également permis aux hackers de s’introduire dans votre système, fragilisant la sécurité de votre entreprise, qui doit maintenant gérer un ransomware, un type de logiciel malveillant qui prend vos données en otage… contre de l’argent !

 

Comment éviter ce scénario catastrophe ? Tout d’abord en mettant en place un environnement sûr pour l’utilisateur grâce à un contrôle des accès fluide et sécurisé ou un système de connexion biométrique. Un environnement fiable auquel les administrateurs IT doivent avoir pleinement accès, avec des solutions antivirus globales protégeant tous les devices nécessaire, jusqu’aux serveurs de l’entreprise. Autant de solutions intégrées à Windows 10.

L’intelligence artificielle peut aussi être mobilisée pour détecter des menaces encore inconnues ou gérer l’échange de fichiers et d’emails cryptés, comme c’est le cas dans Office 365. Vous pouvez également vous protéger contre les pièces jointes infectées, qui seront placées en quarantaine avant même d’atteindre votre boîte mail. Un filet de sécurité utile et essentiel.

 

Questions Fréquentes