Outils collaboratifs : Comment faire le bon choix ?
Temps de lecture : 4 minutes
Publié le 17 juin 2017
Notre façon de travailler a changé. Aujourd’hui, nous utilisons plusieurs appareils, nous nous déplaçons plus, nous collaborons avec des clients et des collègues parfois situés à des milliers de kilomètres et nous devons le faire rapidement. Le temps de la simple réunion semble dépassé. Pour s’adapter, les entreprises doivent se transformer et s’équiper des bons outils pour faciliter l’autonomie, la collaboration et le partage d’information rapide. Le travail collaboratif? Bien sûr, à condition de faire face à la prolifération des outils de travail collaboratif.
Certains collaborateurs peuvent réclamer de nouveaux outils ou même prendre l’initiative de les installer seuls en réponse à des besoins spécifiques. D’autres peuvent être las de devoir sans cesse apprendre à utiliser toujours plus de nouvelles solutions.
Travail collaboratif: utilisez un espace central
Car il existe aujourd’hui un large éventail d’outils pour communiquer, collaborer et produire, ce sont les outils de travail collaboratif : messagerie électronique, calendrier, gestionnaire de tâches, gestionnaire de documents, messagerie instantanée, réseaux sociaux, appels téléphoniques, conférences en ligne, partage de fichiers, logiciels d’entreprise, prise de notes, et bien plus encore. Ajoutons à cela la liste des logiciels de processus d’entreprise que certains utilisent pour la vente, le marketing, le support technique, la gestion des ressources humaines, la gestion des finances, l’ingénierie, la gestion de la chaîne logistique, etc.
L’un des principaux défis auxquels les employés sont confrontés est donc le nombre excessif de solutions mises à disposition des salariés. D’où des problèmes de productivité, de complexité et de sécurité. Car cette fragmentation des outils augmente la difficulté liée à la recherche et la conservation des informations ainsi qu’au nombre d’interfaces utilisateurs à connaître.
Et si une plateforme unique intégrait parfaitement l’ensemble de ces fonctionnalités dans une seule et même version ? Et si une expérience utilisateur centralisée permettait de profiter de tous les avantages de ces nouveaux modes de travail ?
Microsoft Teams : une plateforme de collaboration et d’échanges instantanés
S’il est important de comprendre les besoins de chacun, en définitive, vos employés doivent être en mesure de collaborer et de communiquer très rapidement et en toute sécurité, où qu’ils soient et quelle que soit la manière dont ils travaillent et ce sur la durée totale de vie d’un projet.
C’est exactement ce qu’apporte Microsoft Teams. Teams offre aux utilisateurs d’Office 365 un environnement numérique adapté au travail collaboratif: échanger, communiquer, gérer avancer efficacement Nativement intégré au sein des différentes applications d’Office 365 (logiciels Office, stockage en ligne, sites d’équipes, gestionnaire de tâches…), Teams donne la possibilité de faire une réunion et simplifie l’organisation des échanges en proposant des fils de discussion instantanée par projet, thème ou équipe, facilement accessibles.
À la clé :
- Une communication d’équipe en temps réel avec historique, en groupe ouvert ou restreint, qui peut être ponctuée d’emojis, de stickers ou encore de GIFs.
- Un espace central pour accéder à l’ensemble des outils de travail collaboratif : un accès rapide à l’ensemble des contenus, documents, agenda, contacts, conversations et outils tels que les sites d’équipe SharePoint, le bloc note numérique OneNote, le gestionnaire de tâches Planner ou encore les conférences en ligne. Le support du Bot Framework Microsoft simplifie l’intégration de Bots au service de la collaboration d’entreprise.
- Une personnalisation pour chaque équipe : la possibilité de se connecter également à de nouveaux services tiers comme Zendesk ou Asana, et l’ensemble des connecteurs Office 365 à plus de 150 apps et APIs permettant des intégrations personnalisées.
- Une sécurité avancée : Microsoft Teams est un outil collaboratif qui offre le niveau de sécurité et de conformité le plus élevé du marché pour une solution collaborative.
Outils collaboratifs : quels usages en entreprise ?
Voici quelques exemples qui vous permettront de mieux comprendre comment Teams peut être utilisé au sein de votre organisation.
- Equipes marketing : les collaborateurs peuvent, directement depuis l’outil, retrouver facilement et partager leurs contenus en synchronisant leur site d’équipe. Les chefs de produit peuvent accéder à la synthèse de leur activité et de leur marché grâce à un dashboard automatique et visuellement riche. Chaque projet marketing est piloté à la source depuis un canal d’équipe dédié, intégrant les différentes fonctions de l’entreprise nécessaires à sa réussite, sous forme de discussion instantanée. Le manager peut piloter les projets grâce au gestionnaire de tâches et en suivre l’avancée tout en laissant de l’autonomie à chacun des collaborateurs.
- Equipes commerciales : les commerciaux peuvent centraliser à travers un cloud leurs données relatives au business et accéder au fichier commun des opportunités pour communiquer entre eux. Le manager peut attribuer les projets facilement ce qui rend la gestion au top de la performance. Le site d’équipe synchronisé regroupe les meilleurs outils du quotidien et de bureautique : tableaux d’analyse et de gestion, présentations produit, fiches techniques, contrats et devis type. Un canal de communication est créé par compte afin que le commercial, les acteurs du marketing, le service après-vente, le département logistique, ou encore le support technique puisse interagir plus facilement sur les problématiques du client. Dès qu’une information est chargée, elle est aussitôt répercutée à tous les acteurs.
- Equipes terrain : Les managers peuvent organiser le travail de leurs équipes terrains, communiquer les dernières informations logistiques et les annonces produits. Sur le terrain, les collaborateurs sont plus disponible et peuvent communiquer sous forme de discussion instantanée soit depuis un ordinateur soit depuis l’application Mobile dédiée. Un véritable gain de temps dans les relations aussi bien internes, qu’externes. Ils remontent ainsi directement leurs connaissances du terrain ainsi que les avis des clients pour adapter les produits ou les stocks en fonction des ventes. Ils accèdent aussi aux plans merchandising. Les gestionnaires de magasins peuvent échanger leurs problématiques et partager les bonnes pratiques à mettre en place.
Questions Fréquentes
Comment travailler en collaboration ?
Le problème du travail collaboratif aujourd’hui et la multiplication des outils qui existent. Pour ne pas perdre trop de temps à trouver le meilleur outil, il est donc préférable de les centraliser en une seule et même plateforme proposant plusieurs fonctionnalités.
Que permet Microsoft Teams ?
Microsoft Teams permet à la fois de collaborer et de communiquer avec ses collègues en toute sécurité. La plateforme offre un espace central pour accéder à l’ensemble des outils de collaboration : notes, gestionnaire de tâches, présentations etc.
Comment utiliser des outils collaboratifs en entreprise ?
Si vous faites partie de l’équipe marketing, les outils collaboratifs vous permettent de synchroniser tous les contenus et sites produits avec l’ensemble de votre équipe. Pour les commerciaux, cela peut permettre de centraliser toutes les données relatives au business en ligne pour y accéder en toute facilité. Enfin, pour les équipes sur le terrain les outils de messagerie instantanée vous permettent de tenir au courant de vos avancées le reste de votre équipe.
