Gouvernance des données et maturité de l’organisation avec Power Platform

Au sein de nombreuses entreprises, les données s’apparentent aujourd’hui à une véritable mine d’or… Amélioration de la productivité, meilleure connaissance des clients, opportunités commerciales ou gestion des stocks… Une bonne gouvernance des données est critique à la réussite d’un projet et d’une entreprise.  

L’univers de la suite logicielle Power Platform, par ses possibilités d’automatisation, d’analyse et de visualisation des données, permet d’accélérer la prise en main des activités d’une organisation autour de la donnée. Ce qui permet ainsi de booster la productivité. Mais pour bien utiliser ces flux d’informations, encore faut-il pouvoir gouverner ses données de manière efficace et organisée. Comment définir une stratégie de gouvernance data ? Conseils et bonnes pratiques.   

Qu’est-ce que la gouvernance des données ?  

Power Platform regroupe quatre applications participant toutes à un seul et même objectif. Celui de rendre la donnée accessible aux collaborateurs en quelques clics seulement, grâce à une prise en main efficace.  

Power BI (business analytics et visualisation), Power Apps (développement d’applications), Power Automate (automatisation des processus) et Power Virtual Agents (agents virtuels intelligents) sont les quatre applications composant la suite logicielle Power Platform. Contrairement à des solutions SaaS classiques, elles sont accessibles aux collaborateurs ”Citizen Developers”. Autrement dit, les personnes au sein de l’organisation ayant de l’intérêt pour le code sans avoir les compétences techniques. Ceux-ci peuvent utiliser plus de 600 sources de données, les connecteurs, pour se nourrir de flux d’informations.  

Or, la bonne maîtrise de ces jeux de données nécessite une organisation technique, un suivi des métiers et une bonne culture d’entreprise. “Power Platform permet d’éviter les gros chantiers habituels de l’IT nécessitant d’importantes migrations de données. On peut avoir des applications qui fédèrent les différents systèmes existants, mais cela nécessite de bien gérer ses données.”, note Nicolas Kirrmann, Power Platform Global Black Belt chez Microsoft.  

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Mise en place d’une politique de gouvernance

La mise en place d’une politique de gouvernance des données nécessite un état des lieux de la maturité de l’organisation dans son rapport avec les données. “Quels outils d’analyses existent aujourd’hui ? Que peut-on faire avec ? Et quel est le niveau d’adoption de ces outils technologiques ?”, sont les premières questions à se poser, selon Yannick Seyssaut, Senior Manager chez EY et spécialiste Power Platform.  

La mise en place d’un centre d’administration Power Platform fournira ensuite aux administrateurs un portail unifié permettant de gérer leurs environnements. Et ce, tout en pouvant limiter les accès aux données et applications aux personnes de leurs choix. C’est une étape importante. Elle reflète la manière dont la donnée est structurée, et comment et par qui les connecteurs pourront être utilisés.  

Stratégie de gouvernance autour de trois équipes IT

Ces premières étapes vers une meilleure gouvernance des données doivent donc s’accompagner d’une mise en place technique. Mais il faut également prendre en compte la dimension philosophique. Power Platform est un outil transverse, fait pour générer une dynamique de co-construction entre les besoins des métiers et les capacités de l’IT à les adresser. “Il s’agit d’un changement de culture permettant de créer cette transversalité afin que l’entreprise s’adapte à ces outils permettant de casser les silos. Ce changement de culture est le plus important à mettre en œuvre.”, insiste Nicolas Kirrmann.  

Selon le spécialiste, une bonne stratégie de gouvernance data nécessite – en fonction des ambitions de l’organisation – la mise en place de trois équipes IT ayant chacune une mission bien définie. Tout d’abord, une équipe dédiée à la sécurité (risques associés à l’utilisation des flux), ensuite une équipe data (en charge du Master data management, les outils permettant de gérer les données référentielles et de la politique de structuration des données) et enfin une équipe dédiée à d’éventuelles APIs. L’ensemble de ces équipes vont permettre de sécuriser et de contrôler l’accès aux environnements. Mais aussi de soutenir l’adoption des outils low-code par les métiers.  

Par la suite, un Centre d’Excellence pourra être mis en place une fois la partie maturité d’adoption plus développée. Il s’agit d’une “communauté de personnes qui réfléchissent à la manière d’utiliser les données et ces outils de la meilleure façon, tout en apportant leur aide aux collaborateurs qui veulent créer ou simplement utiliser une application. C’est une boîte à outils technique et humaine en faveur de l’évolution de l’organisation”, continue Yannick Seyssaut .  

Gouvernance des données : les acteurs 

L’objectif de Power Platform étant de répondre aux besoins des métiers en offrant des outils low-code qu’ils peuvent facilement prendre en main, la gouvernance des données doit s’adapter en fonction des personnes qui les utilisent.  

“Avec un écosystème très vaste permettant de faire de nombreuses choses, la question pour les organisations est souvent : comment va-t-on rester en contrôle de ce que les utilisateurs vont faire ?”, pose Yannick Seyssaut. La réponse se trouve dans la mise en place d’une stratégie de gouvernance des données équilibrée. Mais aussi dans la capacité de prise en main des ”Citizen Developers”.  

Le rôle des ”Citizen Developers” au cœur de la gouvernance des données 

Une fois les outils de Power Platform adoptés par l’organisation et mis en place de manière sécurisée, les collaborateurs métiers, y compris sur le terrain, ayant de l’appétence pour les outils technologiques vont être les premiers à s’emparer de ceux-ci.  

“Parce qu’elle est low-code, Power Platform peut être utilisée par tous. Par une personne devenue citizen developer mais également un spécialiste informatique. Les ”Citizen Developers” doivent avoir une appétence technologique, mais ils peuvent monter en compétence rapidement grâce à un accompagnement adapté. Notamment des formations, ateliers d’idéation ou hackathons permettant de réfléchir et tester des cas d’usage”, explique Yannick Seyssaut.  

Si un contrôle strict sera au départ à mettre en place sur l’utilisation de la donnée (via des politiques de data loss prevention, qui permettent d’éviter la perte de données sensibles) et des connecteurs, le ”Citizen Developer” sera peu à peu mis au centre de la stratégie. “Par exemple, on ne permet l’accès qu’à une vingtaine de connecteurs. Puis suite à une formation, à 10 de plus, etc. Progressivement, en fonction de la maturité, on va étendre l’accès tout en conservant le contrôle des utilisations.”, continue Nicolas Kirrmann. Grâce au modèle de maturité d’adoption, les organisations pourront évaluer cette stratégie dans le temps et la faire évoluer. 

Pour améliorer la gouvernance des données, la fin des silos  

Ainsi, une nouvelle stratégie globale passant par les développeurs professionnels mais aussi les métiers, est nécessaire à une utilisation efficiente de Power Platform. Les métiers étaient auparavant à l’origine des besoins et demandaient à un service compétent techniquement de les réaliser. Ils seront désormais impliqués directement dans la création des applications – et la gouvernance data. 

“Avec le low-code, on peut changer cette manière de faire. Au lieu de ‘commander’ à l’IT et risquer une incompréhension dans la manière de conduire le projet, ou un résultat éloigné du besoin initial, les métiers peuvent faire eux-mêmes en fonction de leur besoin, sur une plateforme contrôlée par l’IT et avec leur gouvernance”, continue Nicolas Kirrmann. Un point de vue auquel adhère Yannick Seyssaut : “En mettant en place une gouvernance autour de ces données, en surveillant leur utilisation, en communiquant dès le départ sur une stratégie de gouvernance, l’utilisation par tous d’applications ne peut être que positive.” 

L’implémentation d’une stratégie autour de la gouvernance des données permettra de développer des applications à responsabilité partagée. Elles seront capables de créer et d’utiliser pour les métiers mais aussi contrôler et améliorer pour l’IT. Et ce, dans une perspective d’amélioration de la productivité de chacun.