RH et confinement : les bonnes pratiques pour rester efficace

Si le télétravail n’avait réussi à séduire que 29% de la population française fin 2018, il devient, par la force des choses, la nouvelle norme en période de confinement. Alors qu’une partie de l’Hexagone est au chômage technique, l’autre continue de travailler à distance.Mais pour sortir de cette crise sanitaire et économique, il est indispensable de penser aussi à l’après. Penser notamment aux clients et partenaires qui auront des besoins urgents, dès que les entreprises recommenceront leurs activités. Recruter, malgré la distance, devient donc obligatoire. Il faut, dès lors, s’équiper des bonnes solutions techniques, pour que les recrutements en cours et à venir, et plus largement le travail des RH, reste aussi humain et efficace que possible.« Avec une bonne organisation, la distance n’est pas un frein à l’efficacité, même dans des services où l’humain est au cœur tels que les ressources humaines, indique Virginie Zaghini. Il faut juste repenser le fonctionnement et s’armer des bons outils ! »

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Des outils collaboratifs plus que jamais nécessaires pour les RH pendant le confinement

Vous et vos collaborateurs disposez déjà d’ordinateurs portables professionnels équipés des bons logiciels et d’un VNP pour sécuriser les données ? C’est déjà une première étape franchie : vous êtes prêts pour télétravailler efficacement !

Les outils collaboratifs, comme la plateforme Teams, mettent à disposition de nombreuses fonctionnalités facilitant le travail à distance. Tous les documents y sont centralisés pour être ensuite partagés dans le cloud de chacun. Ils sont donc accessibles partout, et à n’importe quel moment. Téléphone, visioconférence, partage de documents, montage de dossiers en simultanée… Sky is the limit.

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Recruter à distance, c’est possible !

Mais pour les entretiens d’embauche, c’est quand même plus délicat ? « Oui et non, nous répond Virginie Zaghini. Recruter est un processus long, composé de plusieurs rencontres. Les premières, avec les RH, se font généralement par téléphone. Ce n’est qu’une fois arrivés en shortlist que les candidats viennent rencontrer le manager et leur potentielle future équipe. Il est vrai qu’à ce stade, le ressenti et l’humain sont importants. C’est là que la caméra devient une alliée. »

Le procédé est simple : le candidat est invité par mail à rejoindre une salle virtuelle dans Teams. Pas besoin de formation ou d’installation particulière, il y accède en un seul clic. Chacun branche sa caméra pour un rendu et une perception aussi authentique que possible. A la clé ? Gain de temps et d’agilité : les candidats, autant que les managers, sont plus flexibles car ils n’ont pas de temps ou soucis de déplacement.

Il y a bien évidement quelques règles simples à mettre en place pour être aussi juste et proche d’un recrutement traditionnel que possible :

• Comme en dehors de la période de confinement, l’égalité des chances est primordiale. Si l’on adopte un parcours de recrutement 100 % virtuel pour un(e)candidat(e), le même processus doit être appliqué à tous les autres, même si l’un d’entre eux n’est qu’à 200 mètres de votre bureau.
• Soignez la mise en route de l’entretien virtuel. Peu habitué (e) à la caméra, stressé (e) du bug technique, dans les premières minutes, le ou la candidat (e) doit être en confiance. Redoublez d’attention pour passer la barrière physique. Globalement, bien qu’il y ait une posture à adopter pour un recruteur, elle doit être bienveillante pour favoriser le dialogue tout en gardant la structure et la rigueur d’unentretien. C’est une vraie gymnastique !
• La recette simple pour détendre l’atmosphère ? Humour + empathie = des candidats plus réceptifs. Prévoyez une pause entre deux entretiens, pour prendre un bon bol d’air ou un café et retrouver de l’énergie.
  
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Le paradoxe de l’éloignement

Les salariés en open-space consacrent 72% moins de temps aux interactions physiques et envoient 67% plus de messages instantanés. Et si, finalement, la distance rapprochait les gens ?

Outre l’évaluation objective des compétences, un recrutement repose sur l’appréciation des qualités d’un candidat. C’est une décision  basée tant sur les comportements que sur les savoir-faire,. Or il peut arriver que la caméra ne puisse pas tout restituer.

« Lors d’un recrutement, l’une des étapes consiste parfois à donner un test à réaliser, souvent une étude de cas . Cela se fait généralement sous forme de jeu de rôle entre le candidat et les interviewers, appuyé par une présentation PowerPoint, nous raconte Virginie Zaghini. Lors d’un entretien sur Teams, le mode présentation prend alors le dessus et l’on ne voit plus le ou la candidate présenter, pour se focaliser sur la présentation. Or, nous avons réalisé que, privés de la vue et de l’interprétation du langage corporel, nous développions une attention accrue sur le discours, tant dans son fond que dans sa forme.

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Au-delà du recrutement, l’accompagnement des équipes

Durant vos entretiens virtuels, vous avez trouvé quelques perles rares. L’heure est venue de les intégrer. Comment poursuivre le délicat exercice d’onboarding malgré la distance ? Une fois le matériel récupéré et le VNP activé, Teams vient à votre secours. Des présentations officielles aux formations, tout peut se faire à travers la caméra et le drive partagé.

Finalement, cela permet même une intégration plus douce. Les RH, les managers et les collaborateurs portent une attention plus grande aux nouveaux et les donnent plus progressivement des challenges à relever en autonomie. !

Un tel format demande néanmoins une plus grande disponibilité aux responsables qui découvrent ou redécouvrent, pour certains, une nouvelle forme de management.

« Ce qu’il y a de plus anxiogène encore que de devoir s’habituer à la caméra, c’est le silence, explique Virginie Zaghini. En temps normal, tenir les candidats informés de l’évolution de leur recrutement est important. Cela peutêtre un réel soulagement. C’est encore plus vrai en cette période si particulière. De plus, cela renforce l’image positive de la marque employeur. Le message transmis est celui d’une entreprise réaliste quant à ses besoins, qui anticipe la suite quand c’est possible. Mais surtout, cela montre que, bien que la situation soit compliquée, l’humain reste la priorité. »

Une fois les nouvelles recrues intégrées, la vie de l’entreprise doit continuer d’avancer en n’excluant personne. Bref, une fois le choc de l’annonce du confinement passé, tout le monde s’organise.

Les machines à café n’ont jamais vu autant de monde, même si à présent, elles sont virtuelles. Faites-vous un café frais, ouvrez le groupe de conversation « Virtual coffee » sur Teams et activez la caméra… On pourrait (presque) s’y croire ! Badinages et petites blagues aident à conserver le lien social avec ses collègues. C’est d’ailleurs même l’occasion de parler avec ceux des autres étages et de créer de nouvelles affinités… Autant de moments inattendus qui vous font découvrir Michel de la compta sous un autre jour

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Dans ce contexte, un outil comme Yammer devient plus que jamais un moyen de ralliement. Ce réseau social d’entreprises permet à la fois d’assurer la diffusion d’informations corporate ou sur la crise que de partager ses « tips » du parfait confiné. Comment apprendre aux enfants à masteriser le roi du silence ou partager saa liste des films feel-good spéciale confinement ? (tel que « Seul au Monde » avec Tom Hanks ou encore « Je suis une légende » avec Will Smith). Tout dépend des groupes de conversation que chacun a rejoint.

Et après ?

Bien sûr, il sera indispensable de prendre un peu de recul un fois la crise passée pour voir si ces nouveaux modes de fonctionnement deviendront plus courants… Voire incontournables. En extrapolant légèrement, le virtuel pourrait même faciliter de nombreuses taches RH tels que les entretiens annuels ou les intégrations…
Ce confinement est donc peut-être l’occasion d’abattre les derniers freins qui retenaient les plus réfractaires, l’efficacité, la facilité et le gain de temps ayant été vérifié par l’action.

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